企業の生産性を高めるためにも「無駄な会議をしない」ことや「会議の質を高める」ことが近年意識されています。
しかし、意識するだけではなかなか難しく、結局生産性のない会議になってしまうということがありませんか？

そこでスムーズかつ生産性のある会議にするために重要とされているのが「ファシリテーション」です。
今回はファシリテーションの重要性とファシリテーションを行う「ファシリテーター」の役割について解説します。

ファシリテーションとは何か？

ファシリテーション（facilitation）とは、簡単にいうと会議やミーティングを円滑に進め、促進することです。
具体的には下記のようなサポートを行うことを指します。

・目的や目標を明確化して、参加者に共有する ・参加者に発言を促す ・重要なポイントを引き出す ・軌道修正しながら、話をまとめる ・参加者の相互理解を深める

このようにスムーズに話し合いを進め、最後に参加者の合意形成を行うことをファシリテーションといい、それを行う人をファシリテーターと呼びます。特に多様な立場や意見を持った人が参加する話し合いの場では、会議のまとめ役としてファシリテーターが必要不可欠です。

なぜファシリテーションが重要なのか？

ファシリテーションとは何かお分かりいただけたかと思いますが、それではなぜファシリテーションは重要とされているのでしょうか。
ファシリテーションの目的とメリットについて紹介します。

ファシリテーションの目的

ファシリテーションの目的は「さまざまな価値や意見を持つ参加者を1つの目標達成に導くこと」になります。
例えば企業で働く人たちが一つの目標に向かって進むためには、話し合って同じ方向を向かないと達成が難しいでしょう。また利害が異なる人とも会議をすることがあります。そういった場においても意見をぶつけ合い、納得することで相互理解を深め、新たな考えを共有することも大切です。

その際に互いの目標や目的を見失わないためにも、ファシリテーションが活用されています。

ファシリテーションによるメリット

ファシリテーションにおけるメリットは主に3つ挙げられます。

①参加者が納得した結論を出せる
事前に会議の目的や目標を参加者に共有しておくことで、「なんのために話すのか」「何が会議の終着点なのか」が明確化します。そして、ファシリテーターが議題のゴールに向け参加者の多様な意見を引き出すことで、全員が納得できる結論へ導くことができるのです。
生産的な会議にするには、参加者の合意形成が必要不可欠。ファシリテーションを行い、会議の時間を有効的に使って、成果につながる結論を出しましょう。

②新たなアイディアが生まれやすい
ファシリテーションを行うことで、参加者へ発言を促し、さまざまな意見交換を行うことができます。議論が活発に行われることで、新たなアイディアが生まれやすくなります。

またファシリテーターは基本的に参加者の意見を引き出し、否定することはありません。
常識にとらわれない自由な発想も歓迎されるため、今までにない斬新なアイディアを創出することも可能になります。

③会議の生産性が上がる
ファシリテーションを意識していない会議では、話が脱線してしまったり、論点がズレてしまいがちです。
「時間をかけたけど結論が出ない会議だった」とならないように、ファシリテーターが適切に軌道修正を行うことで会議の生産性も上がります。

またファシリテーターが時間管理を行うため、無駄な時間が少なく効率的な会議になりやすいです。無駄な作業や会議の時間がなくなることで、従業員の負担を軽減することにもつながるでしょう。

ファシリテーターの役割

話し合いの場においてファシリテーターの役割は主に6つ挙げられます。

1. 会議の目的を決める 2. 会議の場の雰囲気を作る 3. 参加者の意見を引き出す 4. 時間の管理をする 5. 意見を絞り込み、まとめる 6. まとめた意見の合意を得る

会議の目的を決める

会議などの話し合いの場においても最終的な目的やゴールをを決めることはとても大切なことです。
会議終了後にどのような状態になっているべきか、何をテーマに話し合いをするのか、などを明確にして事前に参加者と共有します。そして目的を決めることで、話し合いがより深い内容になるだけでなく、参加者のモチベーションアップにもつながります。

会議の場の雰囲気を作る

参加者からさまざまな意見を引き出すためにも、会議の場の雰囲気作りは必要不可欠です。会議の場が緊張していると参加者は萎縮してしまい、発言しづらくなります。そんな中では意見交換もうまく行われず、新たなアイディアは出なくなるでしょう。そこで、参加者が発言しやすい話題や興味のある話題から会議をスタートしてみるのも1つの手です。
場の雰囲気がほぐれることで、参加者は意見を出しやすくなり、活発な話し合いになりやすいでしょう。

参加者の意見を引き出す

上述した通り、ファシリテーションを行うにあたって、参加者が話しやすい環境を作ることができるかはとても重要です。
参加者同士がお互いに理解し合うことで信頼関係が生まれると、コミュニケーションは活発に行われます。

話の本題に入ったら、参加者の意見をどんどん引き出しましょう。発言しない人が出ないように発言を促したり、反対意見を出しづらい雰囲気になったときは、別の考えを持った人はいないか確認する必要もあります。

時間の管理をする

話が白熱したり、結果的に意見がまとまらず長々と話し合ってしまうケースもよくある事だと思います。そんな時に時間を管理するタイムキーパーの役割は重要な存在です。
あらかじめ、議論の時間やまとめの時間など各プロセスの所有時間を決めておき、実際の会議では進捗を確認しながら進めていきましょう。

意見を絞り込み、まとめる

ある程度参加者から意見を出してもらったら、整理して論点を絞り込んでいきます。その中から新しく課題を洗い出し、最終的には話合いのゴールに到達するための筋道を立てましょう。

ホワイトボードなどに意見をまとめて、参加者全員が認識しやすいように工夫することがポイントです。

まとめた意見の合意を得る

最後にファシリテーターは参加者から出た意見をまとめ、全員の合意がとれるように進行していきます。
話し合いの場では全員が納得いくまで意見が出されるため、基本的にはその中の一つの意見を全員が支持することは少ないです。
意見の対立があっても、時間は有限なので、工夫をしないとなかなか話し合いが収束しません。そこで、あらかじめ、合意形成の方法話し合っておくこともポイントとなります。

ファシリテーションを利用して有意義な会議にしましょう

今回は会議において重要視されているファシリテーションについて紹介しましたが、いかがだったでしょう。

会議において、何も決めずにただ話し合うだけでは「終わりのない」「納得できない」「時間だけかかる」といった無意味な会議になってしまいます。ファシリテーターを設定することで、会議の司会進行だけではなく、参加者同士に信頼関係が生まれたり、新たなアイディアが引き出せるでしょう。

会議の生産性を高めることは、結果的に企業の生産性を高めることになるので、「会議が上手くいってない」と感じている方はファシリテーションの導入を考えてみてはいかがでしょうか。

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